הדרכת שימוש וגיבוי בשירותי הענן - מתחילים

ככול שהזמן עובר שירותי ענן הופכים פופולריים יותר בשל הנוחות, האבטחה, גישה נוחה למכשירי המחשוב הביתיים ומחיר.

במאמר זה נסביר במילים פשוטות מזה ענן, נרחיב על מגוון השימושים בו ונסביר בקצרה על שירותי הענן הנוספים.

מה זה ענן?

אז בואו נתחיל מההתחלה, מה זה ענן?

ענן זהו שירות אינטרנטי לאחסון קבצים, ממש בדומה לכונן הקשיח שלנו שנמצא בכל אחד ממערכות המחשוב שאנו משתמשים בהם כיום. ההבדל המשמעותי ביותר בין שירותי ענן לכונן קשיח הוא שהכונן הקשיח נמצא פיזית אצלנו במחשב כחלק משלל הרכיבים שמרכיבים אותו.

אז איפה הענן נמצא?

כפי שציינו בפסקה העליונה, הענן משמש ככונן אחסון אינטרנטי, כלומר, אם נרצה לפשט את הדברים, ניתן לדמיין שיש לנו חבר עם מחשב בעל קיבולת אחסון גדולה מאוד (הרבה זיכרון במחשב), אותו הוא חולק עם מספר חברים קרובים, כך שלשם הדוגמא, אם קיבלתי מסמך טקסט דרך מערכת המייל ואין לי מקום מיותר לאחסן את אותו המסמך, אוכל לשלוח אותו לאותו חבר שיאחסן אותו עבורי במחשב שלו.

דוגמא נוספת - מערכת הדואר האלקטרוני (מייל) שלנו!

חישבו על זה...

1) כמות גדולה של הודעות שלא תופסות זיכרון על גבי המחשב בו אנחנו משתמשים

2) ניתן לפתוח את תיבת הדואר שלנו כמעט בכל מחשב, גם אם הוא לא שלנו

3) אני יכול לשלוח דואר אלקטרוני לעצמי עם קובץ מסוים שאותו ארצה לשמור

כך שאם יש ברשותנו תיבת דואר פעילה, אנחנו כבר משתמשים בשירותי ענן, שולחים ומקבלים קבצים שונים ושומרים חלק מהם על גבי מערכת שהיא אינה קשורה לכונן הקשיח שנמצא במחשב הביתי שלנו.

חשוב לציין שכיום ישנן שחקניות גדולות מאוד (Google, Apple, Microsoft ועוד...) בתחום הענן ואילו הן דואגות שתהליך שליחת ושימור המידע תעשה בדרך המאובטחת והפשוטה ביותר שניתן.

---

השימושים השונים בשירותי הענן

ישנם מגוון של שירותי ענן ובמאמר זה אנחנו נתמקד בתפעול מערכת הענן של גוגל (Google Drive) ונבחן מספר אפשרויות בשימוש שירותי הענן:

1) פתיחת חשבון Google Drive

2) יצירת קבצים חדשים

3) שמירה וגיבוי סוגי קבצים שונים

4) שיתוף קבצים

5) ניהול הקבצים הקיימים בענן

1) פתיחת חשבון גוגל דרייב:

שלב ראשון - שימו לב שהשימוש בחשבון גוגל דרייב מותנה בפתיחת חשבון של גוגל, אך במידה ואין לכם עדיין חשבון דואר אלקטרוני של Gmail או חשבון פעיל של גוגל, אנחנו מזמינים אתכם לעיין במדריך השלם לפתיחת חשבון Gmail בלחיצה קלה על הקישור איך לפתוח תיבת דואר ב - Gmail.

שלב שני - לאחר שביצעתם רישום או התחברתם לחשבונכם בגוגל (במקרה שבו היה קיים לכם חשבון) מוזמנים להיכנס למנוע החיפוש של גוגל (www.google.co.il). לאחר כניסתנו לגוגל ובמידה כי אנחנו מחוברים לחשבוננו, נראה בצד שמאל למעלה (לעיתים יופיע בצד ימין למעלה תלוי בשפת הדפדפן) אייקון של תפריט המורכב מתשע נקודות (מסומן ב -1). לחיצה עליו תפתח את תפריט האפליקציות של גוגל.

לאחר לחיצה על לחצן התפריט, תפתח לנו טבלה ובה מוצגים שלל האפשרויות שגוגל מציעה לנו, שימו לב שסימנו עבורכם את סמן הדרייב (מסומן ב - 2), עליו יש ללחוץ בכדי להיכנס לפלטפורמה המדוברת.

שלב שלישי -

לאחר לחיצה על כפתור ה - Drive נגיע למסך ניהול ה - Drive שלנו ונוכל למעשה להתחיל לייצר, לשמור, לגבות ולשתף קבצים בפתרון הענן (דרייב) של גוגל. בצילום מסך למטה ניתן לראות את המסך הראשי וכעת נעבור על הפונקציות השונות.

1- כפתור New, משמש ליצירת אובייקט חדש, קובץ או תיקייה.

2- ניתן להשתמש בדף הראשי ממש כמו בכפתור ה - New

3- שינוי פורמט התצוגה (רשימה של פרטים או תמונות)

4- לחצן להצגת מידע בנוגע לקובץ או תיקייה מסומנים.

5- כפתור הגדרות כלליות

6- מציג את הקבצים והתיקיות בחשבון שלנו

7- מציג תיקיות וקבצים שמשתמשים אחרים שיתפו איתנו

8- רשימת הקבצים האחרונים והפעולות האחרונות שבוצעו בחשבון שלי

9- קבצים או תיקיות שסימנו אותם כחשובים יופיעו כאן, מאפשר גישה נוחה ונגישה

10- סל המחזור של החשבון שלי, אליו כל הקבצים שנמחקו מגיעים, רצוי לרוקן מידי פעם בכדי לא ליצור עומס בחשבון ובכך להרוויח יותר מקום אחסון

11- תיבת החיפוש בדרייב, דרכה נוכל לרשום את שם הקובץ במקום לחפש אותו בכל התיקיות במידה ויש הרבה מהן

2) יצירת קבצים חדשים:

לפניכם התפריט שנפתח בעת לחיצה על לחצן ה - New, הבהרה קטנה לפני שממשיכים הלאה:

כמו שלחברת Microsoft יש את תוכנות ה - Office, כך לחברת Google יש את Google Docs, Sheets & Slides, שהם המקבילים ל Excel,PowerPoint ו - Word בהתאמה.

כלומר דרך גוגל Docs תוכלו ליצור מסמכים, בגוגל Sheets תוכלו ליצור טבלאות לחישובים מתקדמים ואילו בגוגל Slides תוכלו ליצור מצגות, היתרון המרכזי בשימוש בפלטפורמות האלו מעבר לזה שזה חינמי הוא אפשרות השיתוף, כלומר, ישנה אפשרות לשתף את הקובץ עם מי שאבחר במקום לשלוח במייל ובנוסף, ישנה אפשרות לעבוד על הקובץ במקביל.

3) שמירה וגיבוי סוגי קבצים שונים:

לאחר שהבנו מה זה בכלל ענן, הכרנו את שירותי הענן של גוגל, למדנו כיצד לנווט בחלון הבית של חשבון הדרייב שלנו ומהן האפשרויות השונות ביצירת אובייקט חדש על לחיצה על לחצן ה- New, נוכל להמשיך וללמוד כיצד נוכל לגבות קבצים או תיקיות בחשבון הדרייב האישי שלנו.

השאלה הראשונה שאותה יש לשאול היא, מהו מיקום הקובץ?

כך, לאחר שנדע היכן הקובץ יושב, נוכל ללחוץ על לחצן ה- New, לבחור באפשרות השנייה מתוך הטבלה מוצגת (File Upload), ולנווט למיקום שבו הקובץ נמצא על ידי החלון שנפתח, ממש בדומה לתהליך המצוין בתמונה מטה.

לאחר שהעלנו את הקובץ הנבחר והוא נמצא בתוך הדרייב, נוכל להעביר אותו לתיקיית הנושא אותה יצרנו מבעוד מועד. במידה ונרצה להעלות תיקייה שלמה, בחלון מספר שתיים נבחר את האפשרות השלישית (Folder upload) במקום את האפשרות השנייה (File upload).

4) שיתוף קבצים:

כל קובץ שקיים בחשבון הדרייב הוא בר שיתוף, התהליך המוצג בתמונה מעל מסכם כיצד מגיעים למסך השיתוף, שימו לב שתחילה יש ללחוץ על הכפתור בעל 3 נקודות לאורך (מסומן במספר 1 באדום) שלאחריו תפתח טבלה, בטבלה זו נבחר באפשרות השלישית מלמעלה בשם (Share) המסומן בירוק בטבלה מספר 2, בטבלה השלישית ישנם 2 תתי סעיפים המסומנים בירוק - בסימון מספר 1, נוכל לרשום את כתובת הדואר האלקטרוני איתה נרצה לשתף ולבסוף ללחוץ על הכפתור הכחול למטה (Done). עוד אופציה היא פשוט להעתיק את הלינק על ידי לחיצה על סימון מספר 2, ולשתף אותו עם כל מי שנרצה.

5) ניהול הקבצים הקיימים בענן:

ישנם שש דרכים עיקריות על ידן נוכל לנהל את התוכן בחשבון הדרייב האישי שלנו, כל ששת הדרכים נגלות לפנינו בטבלה מספר שלוש המסומנת באדום, כדי להגיע לטבלה המיוחלת, יש לעקוב אחר הצעדים הנמצאים בתמונה מעלה.

ראשית יש לסמן על ידי לחיצה אחת עם הלחצן השמאלי בעכבר את הקובץ או התיקייה אותם נרצה לנהל (סימון אדום 1), שנית, ברגע סימון הקובץ, טבלה מספר שתיים המסומנת באדום, תתגלה בחלקו הימני העליון של המסך, מתוכה נבחר את הסימון של שלושת הנקודות המופיעות לאורך. לאחר לחיצה על אייקון שלושת הנקודות, תפתח לנו הטבלה השלישית, גם היא מסומנת באדום, ובתוכה שש אפשרויות המסומנות במספור ירוק, לניהול הקובץ המסומן:

1) העברה לתיקייה (Move to) - ניתן להעביר לתיקייה קיימת או ליצור אחת חדשה במעמד ההעברה

2) סימון כחשוב (Add to Stared) - העברה לתיקיית Stared, נעביר במידה ונרצה נגישות מהירה לקובץ

3) שינוי שם (Rename)

4) פרטים נוספים (View details) - במידה ונרצה לדעת פרטים נוספים אודות הקובץ כמו נפח, תאריך היווצרות ועוד...

5) יצירת עותק (Make a copy)

6) הורדת הקובץ (Download)

בנוסף, חשוב לציין שישנם לחצנים שימושים נוספים בטבלה מספר 2, הסבר על כל אחד מהם לפי הסדר מימין לשמאל:

1) שלוש נקודות לאורך - מאפיינים

2) סל מחזור במידה ונרצה למחוק את הקובץ

3) צפייה בקובץ ללא פתיחה שלו

4) שיתוף קובץ על ידי כתובת מייל ספציפית

5) יצירת לינק לשיתוף הקובץ

---

שירותי ענן נוספים

ישנם ארבעה שירותי ענן עיקריים כיום שמספקות 4 חברות גדולות ומוכרות:

1) גוגל - Google Drive

2) מיקרוסופט - One Drive

3) אפל - Icloud

4) דרופבוקס - Dbox

היתרונות והחסרונות משתנים מחברה אחת לשנייה, הטבלה מתחת תספר את כל הפרטים החשובים:

לפי הטבלה ניתן לראות שכל ארבעת החברות נותנות נפח מסוים לשימוש בחינם שאם המשתמשים עוברים אותו, החברה תנסה לגבות ממכם תשלום חודשי מסוים, דבר שיכול להשתלם לאלו שמשתמשים בדרייב באופן תקוף יותר.

לסיכום, כמו שניתן לראות, השימוש בענן מקל עלינו בכל הקשור לגיבוי הקבצים החשובים לנו ובנוסף, מקל על העבודה שלנו בשיתוף מסמכים.

כך שאם חלילה אחד מהמכשירים (מחשב או סמארטפון) שלנו נהרס ואיתו כל התוכן, מסמכים חשובים והתמונות, יהיה לנו תמיד את הגיבוי שיצרנו בחשבון הדרייב האישי שלנו.

רוצים ללמוד עוד? דברו איתנו!